LIGNES DIRECTRICES RÉUNIONS ET MAILS

Pour une communication plus efficiente, voici les lignes directrices du Smile Group Committee pour les réunions et les mails.

Chers toutes, chers tous,  

Chaque jour, nous recevons des dizaines de courriels et sommes invité(e)s à participer à de nombreuses réunions tout au long de la journée. Nous nous posons souvent les questions suivantes :

• Pourquoi est-ce que je reçois ce mail ? 

• Pourquoi suis-je invité à cette réunion ? 

• Pourquoi y a-t-il tant de personnes en boucle dans ce mail ? 

• Pourquoi y a-t-il autant de personnes invitées à cette réunion ? 

• Pourquoi avoir envoyé un mail de deux pages au lieu d'avoir une discussion rapide en tête-à-tête, ce qui aurait dû être plus efficace !

• Je n'ai pas besoin d'être dans toutes les boucles de mail !

• Je n'aurais pas dû participer à cette réunion,

• Je peux travailler en parallèle de la réunion, car je n'en ai pas besoin, 

• J'ai passé toute la journée dans des réunions qui n'étaient pas nécessaires et je n'ai pas pu gérer cette urgence…

• Y a-t-il quelque chose que l'on attend de moi ? 

De plus, il a été estimé qu'un simple e-mail émet 4 g de CO2e et qu'un e-mail avec une pièce jointe émet 35 g de CO2e. Une réunion a des coûts directs et indirects pour les participants et pour l'entreprise (énergie, temps passé, coût de la réunion…). 

Dans ce contexte, le Smile Group Committee a travaillé sur quelques lignes directrices relatives à l'efficacité des réunions et des courriels, qui visent à rendre le Groupe Smile plus productif ! Comme vous le verrez, beaucoup de ces règles relèvent du bon sens, mais il est parfois bon de les rappeler et de partager les bonnes pratiques afin d'être plus efficaces ensemble.

Ces règles sont courtes et ont vocation à faire partie de la culture d'entreprise.

Veuillez les lire attentivement et les appliquer à vos échanges quotidiens.

D'autres mesures concernant l'efficacité des réunions et des courriels seront diffusées prochainement. 

Cheers !

The Smile Group Co

Efficacité des réunions

1. #emailvsmeetings -  Si une réunion peut être remplacée par un mail ou un chat, il faut le faire.

2. #prepareyourmeeting - Si une réunion est inévitable, elle doit être bien préparée et courte

• Une réunion de 15 minutes n'est pas gênante

• Inviter le moins de participants possible

• Pas d'ordre du jour = pas de réunion

• Moins de points à l'ordre du jour = meilleure concentration

• Pas de décision/action = réunion gâchée 

• Pas d'envoi de compte-rendu de réunion = réunion gâchée

• Pas de contrôle de l'exécution de l'action = réunion gâchée

• Pour les réunions d'analyse des activités et les réunions de prise de décision, l'organisateur doit rédiger une note d'une à trois pages expliquant le problème, présentant la solution proposée, soulignant les avantages, les inconvénients et les impacts.

3. #havelessmeetings - Un calendrier rempli de réunions n'est pas efficace

Efficacité des e-mails

A. Lignes directrices générales pour les mails

1. #ownership - Précisez clairement de qui vous attendez une réponse et/ou une action (et si le mail est destiné à une prise de décision ou à une simple information). Si ce n'est pas clair et que vous êtes le destinataire d'un mail, demandez (par chat ou par téléphone si possible pour limiter les échanges de mails avec toutes les personnes) à qui le mail est destiné à la personne qui l'a envoyé.

2. #emailsvschat - Les chats doivent être privilégiés /utilisés pour des échanges instantanés qui ne nécessitent pas de documentation.

3. #CC - Les personnes en copie (CC) sont celles que vous souhaitez informer ou qui doivent être informées du sujet de votre courriel, mais qui ne sont pas tenues de fournir une réponse.

4. #timetoanswer - Lorsqu'une question ou une action vous est adressée par mail, les réponses doivent être fournies dans le délai indiqué par l'auteur ou, à défaut, dans un délai de 24 heures à compter de la date de l'envoi. Si vous avez besoin de plus de temps pour effectuer une action ou pour donner une réponse appropriée dans le mail, vous devez répondre en précisant que vous en avez tenu compte et que vous reviendrez vers l'expéditeur du courriel avec l'action effectuée ou la réponse complète.

5. #readyourmail - Les mails doivent être lus - que vous soyez en copie ou que vous soyez destinataire.

6. #efficiency - Soyez concis et allez droit au but autant que possible.

B. Responsabilités de l'expéditeur et du destinataire du mail

Responsabilité de l'expéditeur

1. Indiquez dans le titre de votre mail s'il s'agit d'une question d'information ou d'une action à entreprendre.

2. Si une action est nécessaire, n'envoyez pas l'e-mail à plus d'une personne, à moins que vous n'identifiiez plusieurs propriétaires dans votre e-mail. Vous pouvez ajouter d'autres personnes en copie conforme, mais si elles sont en copie conforme, c'est qu'il est convenu que, par défaut, il s'agit d'une note d'information pour elles et qu'aucune action n'est nécessaire de leur part.

3. En CC, le destinataire a le droit de ne pas lire l'e-mail et de ne pas être d'accord avec la position de l'expéditeur : ce n'est pas parce que l'expéditeur a envoyé un e-mail à quelqu'un en CC qui n'a pas répondu parce qu'aucune action n'était nécessaire que cela signifie que le destinataire en CC est d'accord avec la position de l'expéditeur.

Responsabilité du destinataire

1. Si l'expéditeur n'a pas correctement identifié le propriétaire de votre mail, veuillez le réadresser au bon propriétaire en transférant le courriel et en ajoutant l'expéditeur en CC afin de l'aider à résoudre son problème.

2. Indiquez systématiquement un calendrier clair et transparent pour le retour au propriétaire. Si, pour une raison ou une autre, vous ne pouvez pas respecter le délai, faites-en part à l'expéditeur de manière proactive au lieu de vous faire relancer par ce dernier.